BAFA‑konform ist eine Rechnung typischerweise dann, wenn sie klar als Beratungsleistung formuliert ist (Analyse/Konzept/Empfehlung), einen eindeutigen Leistungszeitraum und eine nachvollziehbare Leistungsbeschreibung enthält und keine Umsetzungs-/Produktionsleistungen (z. B. „Website erstellen“, „Texte schreiben“, „Programmierung“) als abrechenbaren Inhalt ausweist. Entscheidend ist Konsistenz: Rechnungstext muss zu Projektbeschreibung und Deliverables passen.
Zuletzt aktualisiert:
24.02.2026
Die Rechnung sollte sprachlich und inhaltlich zeigen, dass es um Beratung geht: Ist‑Analyse, Bewertung, Konzeptentwicklung, Maßnahmenplanung, Priorisierung, Dokumentation. Damit ist klar, dass kein Werk „produziert“ wurde, sondern Entscheidungsgrundlagen geliefert wurden. Das ist der Kern der Förderlogik. Je präziser die Begriffe, desto weniger Interpretationsspielraum. Und desto weniger Rückfragen.
Bewährt sind Formulierungsbausteine wie:
„Ist‑Analyse / Audit der bestehenden Website (UX/SEO/Struktur)“
„Erarbeitung Zielbild, Anforderungen und Informationsarchitektur“
„Entwicklung Content‑/SEO‑Konzept inkl. Seitenplan und Priorisierung“
„Erstellung Tracking‑/KPI‑Konzept (Messplan, Reporting‑Spezifikation)“
„Ableitung Maßnahmenkatalog und Roadmap (Priorisierung, Aufwand/Nutzen, Risiken)“
Wichtig: Das sind Beratungsdeliverables, die Sie am Ende auch tatsächlich übergeben.
Vermeiden sollten Sie Begriffe, die nach Umsetzung/Produktion klingen, z. B.:
„Website erstellen/programmieren/implementieren“, „Theme bauen“
„Design erstellen“, „Layout gestalten“ (als Produktionsleistung)
„Texte schreiben“, „Content erstellen“, „Einpflege/Upload“
„laufende Betreuung/Monatsretainer“ (operativ)
Wenn Umsetzung zusätzlich stattfindet, sollte sie separat und klar getrennt abgerechnet werden.
Praktisch hilfreich ist eine Rechnung mit klaren Positionen (Beratungsblöcke) und einem Leistungszeitraum. Wenn es mehrere Themen gibt (Website, Prozesse, Tracking), sollten diese als Beratungspositionen getrennt aufgeführt werden. Das erhöht Nachvollziehbarkeit. Außerdem sollte die Rechnungssumme zur vereinbarten Beratung passen. Unklare Sammelpositionen sind eher prüfkritisch.
Der häufigste Fehler ist, dass Rechnungstext und tatsächliche Ergebnisse nicht zusammenpassen. Beispiel: Rechnung sagt „SEO‑Konzept“, geliefert wurde aber nur operative Optimierung. Oder Rechnung sagt „Relaunch“, geliefert wurde Design/Build. Deshalb sollte der Rechnungstext direkt an die Deliverables gekoppelt sein. Dann ist es prüffest. Und für Sie intern auch sauber.
Stolpersteine sind vage Begriffe („Website‑Optimierung“), Mischbegriffe („Beratung und Umsetzung“ in einer Position) oder zu technische Umsetzungswörter. Auch „Pauschale für Website‑Erstellung“ ist ein klassischer Fehler. Besser ist: klare Beratungsnomen + Ergebnislogik. Dann ist die Rechnung eindeutig.
Wenn Rechnungstext, Leistungszeitraum und Positionen klar Beratung beschreiben und zu den Deliverables passen, ist die Rechnung typischerweise BAFA‑konform; wenn Umsetzungsbegriffe enthalten sind oder Beratung/Umsetzung vermischt wird, steigt das Risiko von Rückfragen oder Nichtanerkennung einzelner Teile.
