Wenn sich der Umfang während der Beratung ändert, ist das grundsätzlich möglich. Wichtig ist, dass das Projekt weiterhin im bewilligten Beratungsthema bleibt und die Leistungen klar als Beratung (Analyse/Konzept/Empfehlung) erkennbar sind. Änderungen sollten Sie sauber dokumentieren, damit es später bei Nachweisen keine Rückfragen gibt.
Zuletzt aktualisiert:
24.02.2026
Umfangsänderungen sind z. B. zusätzliche Analysefragen, ein erweitertes Zielbild, mehr Abstimmungen oder weitere Deliverables. Solche Anpassungen sind normal, weil man im Projektverlauf neue Erkenntnisse gewinnt. Förderlogisch ist entscheidend, dass die Änderung fachlich nachvollziehbar ist und nicht zu einem anderen Projekt wird. Je klarer die Begründung, desto weniger Risiko. Das ist vor allem eine Dokumentationsfrage.
Meist unkritisch sind Anpassungen, die innerhalb des gleichen Beratungsthemas bleiben, z. B. mehr Detailtiefe, zusätzliche Variantenvergleiche oder eine erweiterte Roadmap. Auch kleine Verschiebungen in Prioritäten sind üblich, solange Ziel und Beratungscharakter gleich bleiben. Wichtig ist, dass die Ergebnisse weiterhin zu den vereinbarten Deliverables passen. Dann bleibt die Beratung konsistent. Genau diese Konsistenz ist prüfrelevant.
Kritisch wird es, wenn die Änderung faktisch ein Themenwechsel ist oder wenn plötzlich Umsetzung/Produktion in den Leistungsumfang rutscht (z. B. Website bauen, Inhalte final erstellen, technische Implementierung). Ebenfalls kritisch: starke Ausweitung ohne klare Begründung oder widersprüchliche Leistungsbeschreibung. Das führt häufig zu Rückfragen oder dazu, dass Teile nicht anerkannt werden. Der Kern ist: Beratung muss Beratung bleiben. Alles andere erhöht das Risiko.
Wenn der Umfang steigt, steigen oft auch die Kosten – der Zuschuss steigt aber nicht automatisch mit, weil es häufig einen maximal förderfähigen Betrag pro Antrag gibt. Mehrumfang kann daher ganz oder teilweise Eigenanteil werden. Außerdem gilt: Nur der förderfähige Beratungsanteil ist relevant, nicht Umsetzungsanteile. Deshalb sollte man bei Änderungen immer kurz prüfen: „Bleibt das förderfähig und innerhalb der Deckelung?“ Das macht die Budgetwirkung transparent.
Bewährt hat sich ein kurzer Änderungsvermerk: Ausgangsumfang, Änderung, Begründung, Auswirkungen auf Deliverables, Zeit und Kosten. Zusätzlich sollten die Ergebnisse/Deliverables die Änderung widerspiegeln (z. B. ergänztes Konzept, zusätzliche Analyse). So bleibt die Projektlogik nachvollziehbar. Wichtig ist Konsistenz zwischen Angebot/Leistungsbeschreibung, Projektverlauf und Ergebnisdokumenten. Das reduziert Rückfragen massiv.
Häufige Fehler sind „stille“ Scope‑Erweiterungen ohne Dokumentation, Vermischung von Beratung und Umsetzung oder nachträgliche Umdeutung von Umsetzungsarbeit als Beratung. Auch widersprüchliche Versionen von Leistungsbeschreibung und Ergebnissen sind problematisch. Diese Punkte sind vermeidbar, wenn Änderungen zeitnah festgehalten werden. Dann ist die Beratung audit‑ und prüffest. Und intern ist es ebenfalls sauber steuerbar.
Wenn die Änderung innerhalb des bewilligten Themas bleibt und als Beratung dokumentiert ist, ist sie meist unkritisch; wenn es ein Themenwechsel ist, Umsetzung enthält oder die Kosten deutlich steigen, sollte die Änderung vorab sauber geklärt und dokumentiert werden, damit Förderfähigkeit und Budget planbar bleiben.
