Sie beantragen die BAFA‑Förderung vor Projektbeginn, warten die Bewilligung ab und starten die Beratung erst danach inhaltlich, damit die Förderung nicht durch einen zu frühen Projektstart gefährdet wird. Der wichtigste Erfolgsfaktor ist ein sauberer Ablauf (Antrag → Bewilligung → Beratung → Abschlussunterlagen) und eine klare Abgrenzung von Beratung gegenüber Umsetzung/Produktion.
Zuletzt aktualisiert:
24.02.2026
Gefördert wird typischerweise Beratung: Analyse, Bewertung, Konzept, Empfehlungen, Maßnahmenplan und Entscheidungsgrundlagen. Nicht gefördert ist in der Regel reine Umsetzung/Produktion (z. B. Website bauen, Kampagnen schalten, technische Implementierung), sofern das Programm keine explizite Umsetzungsförderung ist. Deshalb ist die Leistungsbeschreibung so wichtig: Sie muss zeigen, dass es sich um Beratung handelt. Diese Abgrenzung ist einer der häufigsten Gründe für Rückfragen oder Ablehnungen. Je klarer das vorab ist, desto reibungsloser läuft der Prozess.
Vor der Antragstellung sollten Sie klären, ob Ihr Unternehmen grundsätzlich in die KMU‑Logik passt und ob das Thema als Beratung sauber formulierbar ist. Außerdem sollten Sie prüfen, ob Ihr Zeitplan den Förderweg zulässt (weil der Start erst nach Bewilligung erfolgen sollte). Wenn bereits eine Umsetzung beauftragt ist oder „schon losgelegt“ wurde, ist das ein Risikofaktor, der vorab eingeordnet werden muss. Ein kurzer Vorcheck spart hier oft die meisten Probleme. Ziel ist, nicht erst im Antrag zu merken, dass etwas nicht passt.
Formulieren Sie das Vorhaben so, dass Ziel, Scope und Ergebnis klar sind: Was wird analysiert, was wird konzipiert, welche Empfehlungen/Deliverables entstehen. Typische, saubere Ergebnisse sind z. B. Audit/Analyse, Zielbild, Maßnahmenplan, Roadmap, Anforderungen/Pflichtenheft, Entscheidungsgrundlagen. Wichtig ist auch die Abgrenzung: Was ist ausdrücklich nicht Teil der Beratung (z. B. technische Umsetzung, Content‑Produktion). Diese Klarheit reduziert Interpretationsspielraum bei der Prüfung. Außerdem hilft sie Ihnen intern bei Budget und Erwartungsmanagement.
Den Antrag stellt in der Regel Ihr Unternehmen. Entscheidend ist, dass Angaben, Projektbeschreibung und Anlagen vollständig und konsistent sind. Häufige Fehler sind nicht „falsche Inhalte“, sondern fehlende Unterschriften, widersprüchliche Angaben oder unklare Leistungsbeschreibungen. Planen Sie dafür lieber einmal sauber als mehrfach nachzubessern. Ein strukturierter Unterlagen‑Check vor Einreichung ist hier Gold wert.
Auch wenn Sie Termine abstimmen und organisatorisch vorbereiten können: Die inhaltliche Beratung sollte erst starten, wenn die Bewilligung vorliegt. Das ist die wichtigste Regel zur Risikominimierung. Wer hier zu früh startet, gefährdet die Förderung oft unnötig. Deshalb trennen wir Vorbereitung und inhaltlichen Start sehr klar. Das ist auch später in der Dokumentation hilfreich.
Als Projektstart gilt praktisch der Zeitpunkt, an dem die Beratung fachlich beginnt: Kickoff mit Analyse, Workshops, strukturierte Interviews zur Ableitung von Empfehlungen, Konzeptarbeit oder die Erstellung von Ergebnisdokumenten. Unkritisch vor Bewilligung sind organisatorische Tätigkeiten wie Terminfindung, Checklistenversand, Sammeln von Unterlagen oder das Reservieren von Zeitfenstern – solange keine inhaltliche Beratungsarbeit erfolgt. Wenn Sie unsicher sind, ob etwas schon „Start“ ist, dokumentieren Sie kurz, was passiert ist, und ordnen Sie es konsequent ein. Diese Klarheit verhindert spätere Diskussionen.
Nach Bewilligung wird die Beratung durchgeführt, Ergebnisse werden dokumentiert und die Beratung wird formal abgeschlossen. Danach folgen Rechnung und Zahlung nach Vereinbarung, und anschließend die Einreichung der Abschlussunterlagen/Nachweise für die Erstattung. In der Praxis entscheidet die Qualität der Dokumentation und Vollständigkeit der Unterlagen häufig über Geschwindigkeit und Rückfragen. Deshalb lohnt sich ein sauberer Prozess mit Checklisten und Vollständigkeitsprüfung. So vermeiden Sie, dass die Auszahlung an Formalien hängt.
Die häufigsten Probleme sind: zu früher Projektstart, Vermischung von Beratung und Umsetzung, unklare Leistungsbeschreibung, fehlende Anlagen/Unterschriften und verpasste Fristen. Ebenfalls kritisch: Änderungen am Projektziel ohne saubere Dokumentation. Viele dieser Punkte lassen sich durch klare Scope‑Definition, saubere Trennung und konsequentes Fristenmanagement verhindern. Genau das sollte Ihr Prozess abbilden. Dadurch wird die Förderung planbar statt riskant.
Wenn die Bewilligung noch nicht vorliegt, starten Sie nicht inhaltlich; wenn Beratung und Umsetzung parallel laufen, trennen Sie Ziel, Leistung und Abrechnung eindeutig; wenn Unterlagen unvollständig sind, reichen Sie nicht „halbfertig“ ein, sondern sichern Vollständigkeit und Konsistenz vorab.
